Топливные карты для бизнеса: как оптимизировать расходы на ГСМ

Для компаний с автопарком расходы на топливо — одна из самых весомых статей затрат. Топливные карты превращают хаотичные выплаты водителям в прозрачную систему с чётким контролем и экономией. Разберём, как они работают, на что обращать внимание при выборе и какие выгоды реально получить.

Как это устроено: механика топливных карт

Корпоративная топливная карта — это не просто «пластик» для заправки, а инструмент управления расходами. Принцип работы:

1. Компания заключает договор с оператором топливных карт и пополняет корпоративный счёт.
2. Водителям выдают карты (пластиковые или виртуальные) с индивидуальными лимитами.
3. Заправка происходит на АЗС‑партнёрах оператора — оплата списывается с корпоративного счёта.
4. Бухгалтерия получает детализированные отчёты для учёта и налоговой отчётности.

Ключевые выгоды для бизнеса

• Экономия на топливе. Операторы предоставляют скидки от 3% до 15% за счёт оптовых закупок у сетей АЗС.
• Контроль расходов. Можно установить лимиты:
  • по сумме (например, 5 000 руб./день);
  • по литрам (например, 40 л/заправка);
  • по видам топлива (только дизель или АИ‑95).
• Защита от мошенничества. Исключаются схемы с поддельными чеками и «лишними» литрами.
• Упрощение бухгалтерии. Электронные отчёты и УПД позволяют быстро проводить сверки и возвращать НДС.
• Доступ к сети АЗС. Крупные операторы сотрудничают с десятками сетей (Лукойл, Роснефть, Газпромнефть и др.), что удобно для междугородних перевозок.

Что учитывать при выборе оператора

Не все топливные карты одинаково полезны. Важные критерии:

1. География покрытия. Проверьте, есть ли АЗС‑партнёры на маршрутах ваших авто. Для межрегиональных компаний критично наличие станций в «проблемных» регионах.
2. Размер скидок. Сравните условия разных операторов: иногда разница в 2–3% даёт существенную экономию на больших объёмах.
3. Функционал личного кабинета. Ищите сервисы с:
   • онлайн‑мониторингом транзакций;
   • настройкой индивидуальных лимитов;
   • экспортом данных в 1С или Excel.
4. Условия документооборота. Уточните сроки предоставления УПД и счетов‑фактур — это влияет на возврат НДС.
5. Стоимость обслуживания. Некоторые операторы берут абонентскую плату, другие — процент от оборота. Рассчитайте, какой вариант выгоднее для вашего объёма потребления.

Виртуальные vs пластиковые карты: что выбрать?

Оба формата имеют плюсы и минусы:

Типичные ошибки при внедрении

Избегайте этих ловушек:

• Отсутствие регламента. Без чётких правил выдачи карт и лимитов система превращается в «чёрную дыру».
• Выбор оператора «по знакомству». Сравните 3–4 предложения — экономия может быть в разы выше.
• Игнорирование обучения водителей. Объясните, как пользоваться картой и что делать при отказе АЗС.
• Неучёт НДС. Убедитесь, что оператор предоставляет полный пакет документов для вычета.

Как начать работу

Пошаговый алгоритм:

1. Определите месячный объём потребления топлива и маршруты автопарка.
2. Составьте список требований (лимиты, география, отчётность).
3. Сравните предложения операторов — обратите внимание на скрытые комиссии.
4. Заключите договор и настройте лимиты в личном кабинете.
5. Проведите инструктаж водителей и протестируйте систему на 2–3 заправках.

Ознакомиться с актуальными предложениями и рассчитать выгоду можно с топливными картами на сайте https://liotec.ru/.

Когда топливные карты не оправданы

Отказаться от них стоит, если:

• у вас 1–2 автомобиля с малым пробегом;
• основные маршруты проходят вне зон покрытия операторов;
• компания работает на УСН без НДС (экономия на скидках может не покрыть стоимость обслуживания).

Вывод: кому точно нужны топливные карты

Система выгодна компаниям:

• с автопарком от 5 машин;
• занимающимся междугородними перевозками;
• требующим жёсткого контроля расходов (например, для госконтрактов);
• работающим на ОСНО с возвратом НДС.

Главное — не просто купить карты, а выстроить процесс: прописать правила, обучить персонал и регулярно анализировать отчёты. Тогда экономия будет не на бумаге, а на счёте.